[商务电子邮件礼仪] 商务礼仪电子邮件
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[商务电子邮件礼仪] 商务礼仪电子邮件

2019-10-14 08:01:14 投稿作者: 点击:

商务电子邮件礼仪

商务电子邮件礼仪 近年来,在诸种电子通讯手段中跑出来一匹“黑马”,它就是电子邮件。

自打诞生以来,它的发展可谓突发飞进,日新月异。令人刮目相看。当前,它已 经在商界得到了越来越广泛的使用。

电子邮件,又称电子函件或电子信 函。它是利用电子计算机所组成的互联网络,向交往对象所发出的一种电子信件。

使用电子邮件进行对外联络,不仅安全保密,节省时间,不受篇幅的限制,清晰 度极高,而且还可以大大地降低通讯费用。

商界人士在使用电子邮件对 外进行联络时,应当遵守的礼仪规范主要包括以下四个方面。

第一,电 子邮件应当认真撰写。向他人发送的电子邮件,一定要精心构思,认真撰写。若 是随想随写,是既不尊重对方,也不尊重自己的。在撰写电子邮件时,下更三点 尤其必须注意。

一是主题要明确。一个电子邮件,大都只有一个主题, 并且往往需要在前注明。若是将其归纳得当,收件人见到它便对整个电子邮件一 目了然了。

二是语言要流畅。电子邮件要便于阅读,就要以语言流畅为 要。尽量别写生僻字、异体字。引用数据、资料时,则最好标明出处,以便收件 人核对。

三是内容要简洁。网上的时间极为宝贵,所以电子邮件的内容 应当简明扼要,愈短愈好。

第二,电子邮件应当避免滥用。在信息社会 中,任何人的时间都是无比珍贵的。对商界人士来讲,这一点就显得更加重要了。

所以有人才会说:“在商务交往中要尊重一个人,首先就要懂得替他节省时间。” 有鉴于此,若无必要,轻易不要向他人乱发电子邮件。尤其是不要以之与他人谈 天说地,或是只为了检验一下自己的电子邮件能否成功地发出,更不宜随意以这 种方式在网上“征友”。

目前,有不少网民时常会因为自己的电子信箱中 堆满了无数的无聊的电子邮件,甚至是陌生人的电子邮件而烦心不堪。对其进行 处理,不仅会浪费自己的时间和精力,而且还有可能会耽搁自己的正事。

不过一般而言,收到他人的重要电子邮件后,即刻回复对方一下,往往还是必不 可少的。

第三,电子邮件应当注意编码。编码的问题是,是每一位电子 邮件的使用者均应予以注意的大事。由于中文文字自身的特点加上一些其他的原 因,我国的内地、台湾省、港澳地区,以及世界上其他国家里的华人,目前使用 着互不相同的中文编码系统。因此,当一位商界人士使用中国内地的编码系统向 生活在除中国内地之外的其他一切国家和地区里的中国人发出电子邮件时,由于 双方所采用的中文编码系统有所不同,对方便很有可能只会收到一封由乱字符所 组成的天书。

因此,商界人士在使用中文向除了中国内地之外的其他国 家和地区的华人发出电子邮件时,必须同时用英文注明自己所使用的中文编码系 统,以保证对方可以收到自己的邮件。

第四,电子邮件应当慎选功能。现在市场上所提供的先进的电子邮件软件,可有多种字体备用,甚至还有各种信 纸可供使用者选择。这固然可以强化电子邮件的个人特色,但是此类功能商界人 士是必须慎用的。

这主要是因为,一方面,对电子邮件修饰过多,难免 会使其容量增大,收发时间增长,既浪费时间又浪费金钱,而且往往会给人以华 而不实之感。另外一方面,电子邮件的收件人所拥有的软件不一定能够支持上述 功能。这样一来,他所收到的那个电子邮件就很有可能会大大地背离了发件人的 初衷,因而使之前功尽弃。

来源:青岛时尚生活网

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