商务礼仪 [商务传真礼仪]
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商务礼仪 [商务传真礼仪]

2019-10-14 07:59:55 投稿作者: 点击:

商务传真礼仪

商务传真礼仪 目前,在商务交往中,经常需要将某些重要的文件、资料、图表即刻送达 身在异地的交往对象手中。传统的邮寄书信的联络方式,已难于满足这一方面的 要求。在此背景之下,传真便应运而生,并且迅速走红于商界。

传真,又叫 作传真电报。它是利用光电效应,通过安装在普通电话网络上的传真机,对外发 送或是接收外来的文件、书信、资料、图表、照片真迹的一种现代化的通讯联络 的方式。现在,在国内的商界单位中,传真机早已普及成为不可或缺的办公设备 之一。

利用传真通讯的主要优点是,它操作简便,传送速度非常之迅速,而 且可以将包括一切复杂图案在内的真迹传送出去。它的缺点主要是发送的自动性 能较差,需要专人在旁边进行操作。有些时候,它的清晰度难以确保。

商界 人士在利用传真对外通讯联络时,必须注意下述三个方面的礼仪问题。

第一, 必须合法使用。国家规定:任保单位或个人在使用自备的传真设备时,均须严格 按照电信部门的有关要求,认真履行必要的使用的手续,否则即为非法之举。

具体而言,安装、使用传真设备前,须经电信部门许可,并办理相关的一切手续, 不准私自安装、使用传真设备。

安装、使用的传真设备,必须配有电信部门 正式颁发的批文和进网许可证。如欲安装、使用自国外直接所带入的传真设备, 必须首先前往国家所指定的部门进行登记和检测,然后方可到电信部门办理使用 手续。

使用自备的传真设备期间,按照规定,每个月都必须到电信部门交纳 使用费用。

第二,必须得法使有。使用传真设备通讯,必须在具体的操作上 力求标准而规范。不然,也会令其效果受到一定程度的影响。

本人或本单位 所用的传真机号码,应被正确无误地告之自己重要的交往对象。一般而言,在商 用名片上,传真号码是必不可少的一项重要内容。

对于主要交往对象的传真 号码,必须认真地记好,为了保证万无一失,在有必要向对方发送传真前,最好 先用对方通报一下。这样作既提醒了对方,又不至于发错传真。

发送传真时, 必须按规定操作,并以提高清晰度为要旨。与此同时,也要注意使其内容简明扼 要,以节省费用。

单位所使用的传真设备,应当安排专人负责。无人在场而 又有必要时,应使之自动处于接收状态。为了不影响工作,单位的传真机尽量不 要同办公电话采用同一条线路。

第三,必须依礼使用。商界人员在使用传真 时,必须牢记维护个人和所在单位的形象问题,必须处处不失礼数。

在发送 传真时,一般不可缺少必要的问候语与致谢语。发送文件、书信、资料时,更是 要谨记这一条。

出差在外,有必要使用公众传真设备,即付费使用电信部门 所设立在营业所内的传真机时,除了要办好手续、防止泄密之外,对于工作人员 亦须依礼相待。

人们在使用传真设备时,最为看重的是它的时效性。因此在收到他人的传真后,应当在第一时间内即刻采用适当的方式告知对方,以免对方 惦念不已。需要办理或转交、转送他人发来的传真时,千万不可拖延时间,耽误 对方的要事。

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