[商务活动赞助会礼仪] 商务活动礼仪
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[商务活动赞助会礼仪] 商务活动礼仪

2019-10-14 08:01:05 投稿作者: 点击:

商务活动赞助会礼仪

商务活动赞助会礼仪 为了回报社会,救助失学儿童,特此改革本集团庆祝活动的内容,将其进 行简化,从中节省下来的50万人民币的活动费用,全部当场捐献给“希望工程”。

坤亚集团的此番作为的确不俗,因此它受到了社会各界的交口称赞。站在商务礼 仪的角度上来看,坤亚集团在其创建20周年之际所进行的向“希望工程”的捐款的 义举,可称之为赞助活动。在一般情况下,人们往往将赞助活动简称为赞助。所 谓赞助,通常是指某一单位或某一个人拿出自己的钱财、物品,来对其他单位或 个人进行帮助和支持。在现代社会中,赞助乃是社会慈善事业的重要组成部分之 一。它不仅可以扶危济贫,向社会奉献自己的爱心,体现出自己对于社会的高度 责任感,以自己的实际行动报效于社会、报效于人民,而且也有助于获得社会对 自己的好感,提高自己在社会上的知名度、美誉度,为自己塑造良好的公众形象。

对于商界而言,积极地、力所能及地参与赞助活动,本身就是自己进行商务活动 的一种常规的形式,而且也是自己协调本单位与政府、社会各界的公共关系的一 种重要的手段。所以,赞助一向颇受商界的重视。为了扩大影响,商界在公开进 行赞助活动时,往往会专门为此而举行一次一次规模的正式会议。这种以赞助为 主题的会议,即为赞助会。欲使赞助会取得成功,遵守赞助会礼仪是十分必要的。

赞助会礼仪,一般指的是筹备、召开赞助会的整个过程中所应恪守的有关 礼仪规范。其主要内容包括赞助的类型、赞助的步骤、会务的安排、活动的评估, 等等。以下,对其分别加以介绍:首先,需要掌握赞助的类型。赞助的类型,指 的是赞助的具体形式。赞助的类型选择得当与否,大都对赞助的效果直接产生着 影响。根据不同的标准,赞助的类型可有各种不同的划分。其中最为常见的赞助 类型,有如下两种:一类是依据赞助的项目所划分的赞助类型。赞助的项目,在 此具体所指的主要是受赞助的对象。据此划分赞助的类型,往往可以对赞助单位 的动机、品位进行直观而形象的了解。

在目前情况下,商界通常所积极赞助的项目,大致上共有以下十类:
其一,是赞助公益事业。它是指对社会的公共设施、公共活动进行赞助, 直接地造福于社会、造福于人民,并可赢得公众与舆论的激赏。

其二,是赞助慈善事业。它是指对社会慈善福利组织或慈善福利活动的赞 助。既可以向社会表明本单位勇于承担自己的社会义务、社会责任,又有助于获 得政府与社会的好感。其三,是赞助教育事业。它是指对教育界的赞助。可以给予教育界以有力 的支持,并且为本单位日后的进一步发展培养必不可少的广大后备人才。

其四,是赞助科研活动。它是指对科学研究与学术活动的赞助。此举不仅 表明本单位对人才与科技进步的重视,而且还可以使自己得到专家、学者的肯定、 支持或指导。

其五,是赞助专著出版。它是指对确有学术水平的学术专著出版所给予的 赞助。它主要可以表明本单位对知识的无比重视和对学术研究的大力支持。

其六,是赞助医疗卫生。它是指对医疗、保健、卫生、康复事业的赞助。

它体现着本单位对于全社会的关怀,同时也是对社会的一种奉献。

其七,是赞助文化活动。它是对文化事业的赞助。它有助于促进我国的社 会主义精神文明建设,用高尚的精神去鼓舞人民,教育人民,提高其文化修养与 精神境界。

其八,是赞助展览画廊。它是指对于具有一定艺术品位的非赢利性的展览、 画廊的赞助。它体现着本单位的艺术品位以及对艺术界的支持和帮助。

其九,是赞助体育运动。它是指对各类体育比赛活动的赞助。体育比赛是 当今的社会热点之一,对其进行赞助,往往可使本单位名利双收,一举两得。

其十,是赞助娱乐消闲。它是指对群众性娱乐休闲活动的赞助。它表达了 本单位对广大群众的关怀与诚意,可提高对方对本单位的认同感。另一类则是依 据赞助物所划分的赞助的类型。

赞助物,在此特指赞助单位或个人向受赞助者所提供的赞助物品。它往往 取决于赞助单位或个人的实力与受赞助者的实际需求。通常,赞助物可以分为如 下四类:
其一,是现金。即赞助单位以现金或支票的形式,向受赞助者所提供的赞 助。它可使受赞助者根据自己的客观需要,对其进行受一定限制的支配。

其二,是实物。即赞助单位或个人以一种或数种具有实用性的物资的形式, 向受赞助者所提供的赞助。它不仅可以及时地满足受赞助者的需要,而且不易为 对方挪作他用。其三,是义卖。即赞助单位或个人将自己所拥有的某件物品进行拍卖。或 是划定某段时间将本单位或个人的商品向社会出售,然后将全部所得,以现金的 形式,再捐赠给受赞助者。此种赞助的赞助额事先难以确定,但其影响较大,并 且易于赢得社会各界的支持。

其四,是义工。即赞助单位或个人派出一定数量的员工,前往受赞助者所 在单位或其他场所,进行义务劳动或有偿劳动,然后以劳务的形式或以劳务所得, 向受赞助者提供赞助。它可以使有关方面有钱出钱、有力出力,更好地调动其积 极性,并获得更为广泛的参与。

除此之外,还可以根据赞助单位或个人向受赞助者所提供的对方所需金额 的多少,将赞助的类型分为全额赞助或部分赞助。或者根据赞助单位或个人的具 体数量的多少,将赞助的类型分为单方赞助与多方赞助。其次,需要明确赞助的 步骤。赞助的步骤,指的是赞助活动运作过程之中的各个主要环节。任何一家商 界单位意欲进行赞助活动时,均须按部就班地依照相应的步骤来进行认真的运作。

就一般情况而言,赞助活动中必须认真对待的重要步骤,共有下列四项:
第一,前期的研究。在正式决定进行赞助之前,赞助单位首先有必要进行 前期的研究,并且对赞助活动的必要性与可能性进行详尽的论证。在正常情况下, 一次赞助活动往往发端于两种情景。其一,是某一商界单位主动向其他单位、组 织或个人提出赞助。其二,是某一商界单位接到其他单位、组织或个人的赞助请 求后,经过研究,再酌情给予对方一定程度的赞助。在实际生活里后一种情景往 往更加多见。通常,商界的单位在接到其他单位、组织或个人的赞助请求后,对 于是否应当进行赞助、在赞助时应当采取何种具体形式、具体赞助的财物的数量 等等,都要进行认真的研究。既没有必要来而不拒、大包大揽,也不应当一推了 之、一毛不拔。在就某次赞助活动时行研究、论证时,赞助单位必须充分明确下 列四点:一是它必须符合我国的宪法和法律,绝对不允许从事违法乱纪活动。二 是它必须与本单位的经营策略、公共关系目标相适应,而不是与其背道而弛。三 是它必须真正地有利于受赞助者,同时也有利于整个社会。四是它必须是本单位 力所能及之事,至少也不应当半途而废,甚至劳而无功。

第二,赞助的计划。通过前期研究、论证,商界单位一旦决定进行赞助活 动之后,即应着手制定详尽的赞助计划,以确保其成功。细而言之,赞助的计划 实际上是前期研究、论证的成果的具体化。根据惯例,它应当是由专司其职的工 作部门,在进行前期研究、论证的基础上,根据本单位既定的赞助政策和赞助方 向,认真制定而成。一般来讲,商界单位之中负责赞助计划的工人部门,主要是指其公关部。在某些情况下,办公室、财务部亦应介入此事。制定赞助的计划, 必须要树立正确的指导思想。其核心之点应为:赞助活动必须同本单位的经营策 略、公共关系目标相一致,赞助活动的终极目标应当是赞助单位、受赞助者和社 会三方同时受益。赞助政策的制定、赞助方向的选择,均应以此作为指南。在一 般情况下,赞助计划需要专人草拟,并经本单位的决策机构批准。大致来看,赞 助的计划又可分为以下两大类:一类是年度性的赞助计划。业已指出,赞助是商 务活动的主要形式之一,因此商界单位必须将其列入自己的议事日程,最好每年 正式制定一次本单位的全年度赞助计划。这种作法的长处是,本单位的赞助活动 可能规范有序、有的放矢,同时也可以从宏观上控制赞助活动的规模,避免使之 超出自己所能承受的程度,甚至由此而产生毫无意义的浪费或损耗。另一类则是 临时性的赞助计划。它主要是针对临时性、突发性的事件,所制定的赞助计划。

制定此类计划,仍然必须坚持深入进行调查研究,并且不得有悖于本单位的大政 方针。从根本上讲,它只能算是对上一类计划的补充。

第三,项目的审核。在进行正式的赞助活动之前,对于既定的赞助项目进 行审核,往往是极其必要的。赞助项目的审核,在此主要是指赞助单位事先对自 己所参与的赞助项目所进行的核定与审查。在正常的情况下,它是赞助单位专门 负责赞助活动的工作部门所负责进行的。在审核赞助项目时,有关人员必须抱有 高度的责任心。对赞助活动的各个具体环节逐一进行细致的分析研究,发现问题, 防患于未然。在具体对赞助项目进行审查核定时,重点应当放在如下十个方面:
一是要看赞助项目是否符合本单位的经营策略与公共关系目标;二是要看受赞助 者的口碑如何;三是要看赞助能否真正取得成功;四是要看赞助的具体方式是不是 合适;五是要看赞助单位的承受力如何;六是要看赞助的时机是否得当;七是要看 赞助将会产生多大的社会作用;八是要看社会舆论与社会公众将会如何评价此次 赞助活动;九是要看进行赞助之后对本单位会有多大的积极作用;十是要看此次进 行赞助会给本单位造成多大的负面影响。经过综合审核之后,假定赞助项目得大 于失,即可将其付诸实施。假如赞助项目失大于得,尤其是其毫无任何社会效益 可言时,则应当坚决让其下马。

第四,承诺的兑现。赞助活动一经正常决定,即应择机将其付诸实施。在 实施过程之中,赞助单位特别有以下四件事要必须注意:一是必须有约在先。为 了确保赞助活动取得成功,并且防止其发生种种变故,一般而言,凡重大的赞助 活动在正式实施以前,赞助单位与受赞助者双方均应正式签订赞助合同或赞助协 议,并且经公证机关进行公证。这样一来,双方所自各自承担的权利与义务便被 正式规定下来。任何一方如有违反,使可被依约追究其法律责任。二是必须审慎行事。在赞助的实施过程中,赞助单位必须处处审慎而行。既要认真履约,又要 争取社会的理解与被赞助者的支持。对于受赞助者一定要平等相待。不要为此而 以“救世主”自居,时时趾高气扬,处处讨价还价,因而令对方产生逆反心理,好 心办了坏事。必须明确的是,赞助绝非一种单方面的赏赐。在赞助活动中,双方 往往都是有利可图的。三是必须扩大影响。在可能的情况下,赞助单位在实施赞 助计划的过程中,不仅要求得到社会各界的理解与支持,而且还要善于巧借良机, 利用各种传播媒介,在法律、法规允许的前提下,对自己进行适度的宣传,以求 扩大本单位的社会影响力,提高自己的知名度与美誉度。不过在宣传时必须讲究 技巧,切勿自吹自擂,令人生厌。四是必须严守承诺。进行赞助时,赞助单位务 必要言而有信,兑现承诺,在指定的时间内,将自己拟赞助的财物如数全部到位。

不论发生了什么情况,都不允许赞助单位拖延时间,取消赞助。削减数额、以次 充好、以假充真、以物抵款等等,也是不许可的。赞助单位如果真的那么作了, 不但是一种单位方面的毁约行为,而且还表明自己原先的承诺仅仅是为了沽名钓 誉。再次,需要搞好会务的安排。在赞助活动正式实施之际,往往需要正式举行 一次聚会,将有关的事宜公告于社会。

这种以赞助为主题的赞助会,在赞助活动中,尤其是大型的赞助中,大都 必不可少。有时,人们亦称之为赞助仪式。它主要是为了向全社会公告赞助活动 正式启动,是赞助活动中作用巨大的一项重要环节。根据商务礼仪的规范,赞助 会通常应由受赞助者出面承办,而由赞助单位给予其适当的支持。赞助会的举行 地点,一般可选择受赞助者所在单位的会议厅。亦可由其出面,租用社会上的会 议厅。用以举行赞助会的会议厅,除了其面积的大小必须与出席者的人数成比例 之外,还需打扫干净,并且略加装饰。举行赞助会的会议厅之内,灯光应当亮度 适宜。在主席台的正上方,或是面对会议厅正门之处的墙壁上,还需悬挂一条大 红横幅。在其上面,应以金色或黑色的楷书书写着“某某单位赞助某某项目大会”, 或者“某某赞助仪式”的字样。前一种写法,意在突出赞助单位;后一种写法,则 主要是为了强调接受赞助的具体项目。一般来讲,赞助会的会场不宜布置得美轮 美奂。过度豪华张扬。否则,极有可能会使赞助单位产生不满,因为它由此可能 产生受赞助单位不务正业华而不实的感觉。参加赞助会的人士,既要有充分的代 表性,又不必在数量上过多。除了赞助单位、受选购助者双方的主要负责人及员 工代表之外,赞助会应当重点邀请政府代表、社区代表、群众代表以及新闻界人 士参加。在邀请新闻界人士时,特别要注意邀请那些在全国或当地具有较大影响 力的电视、报纸、广播等媒体人员与会。所有参与赞助会的各界人士,在与会之 时,皆须身着正装,修饰仪表,并且检点个人的举止动作。赞助会的整体风格是 庄严而神圣的,因此任何与会者都不能与之唱反调。依照常规,一次赞助会的全部时间,不应当长于一个小时。

因此赞助会的具体会议过程,必须既周密,又紧凑。赞助会的具体会议过 程,大致上共有如下六项:第一项,宣布赞助会正式开始。赞助会的主持人,一 般应由受赞助单位的负责人或公关人员担任。在宣布正式开会前,主持人应恭请 全体与会者各就各位,保持肃静,并且邀请贵宾到主席台上就座。第二项,奏国 歌。此前,全体与会者须一致起立。在奏国歌之后,还可奏本单位标志性歌曲。

有时,奏国歌、奏本单位标志性歌曲,可改为唱国歌、唱本单位标志性歌曲。第 三项,赞助单位正式实施赞助。其具体作法通常是赞助单位的代表首先出场,口 头上宣布其赞助的具体方式或具体数额。随后,受赞助单位的代表上场。双方热 情握手。接下来,由赞助单位的代表正式将标有一定金额的巨型支票或实物清单 双手捧交给受赞助单位的代表。必要时,礼仪小姐应为双方提供帮助,若赞助的 物资重量、体积不大时,亦可由双方在此刻当面交接。在此过程之中,全体与会 者应热情鼓掌。第四项,赞助单位代表发言。他的发言内容,重在阐述赞助的目 的与动机。与此同时,还可以对本单位的简况略作介绍。第五项,受赞助单位代 表发言。此刻的发言者,一般应为受赞助单位的主要负责人或主要受赞助者。其 发言的中心,应当集中在对赞助单位的感谢方面。第六项,来宾代表发言。根据 惯例,可邀请政府有关部门的负责人讲话。他的讲话,主要是肯定赞助单位的义 举,同时亦可呼吁全社会积极倡导这种互助友爱的美德。该项议程,有时亦可略 去。至此,赞助会即可宣告结束。在赞助会正式结束后,赞助单位、受赞助单位 双方的主要代表以及会议的主要来宾,通常应当合影留念。此后,宾主双方可稍 事晤谈,然后来宾即应一一告辞。

在一般情况下,在赞助会结束后,东道主大都不为来宾安排膳食。如确有 必要,则至多略备便餐,而绝对不宜设宴待客。在极个别的情况下,赞助会亦可 由赞助单位操办。由赞助单位所操作的赞助会,其会务工作与以上所述基本相仿。

最好,需要进行活动的评估。经验来源于实践,经验有待于总结。在赞助会结束 后,尤其是在整个一项赞助活动告一段落之后,赞助单位有必要对其进行一次认 真而系统的评估。对赞助活动所进行的评估,实际上主要是指在对赞助活动进行 综合分析和系统总结之后,对其社会效果所进行的科学评价与分析。对任何商界 单位而言,一项赞助活动无论如何都是其所重点进行的公共关系活动之一,都需 要为此而投入大量的人力、物力和财力。因此,在赞助活动结束后对其进行一次 全面的评估,总结经验、吸取教训、听取意见、调整对策,是十分有益的。进行 赞助活动的评估工作,一般应由赞助单位的公关部牵头负责。有时,亦可由专司 此事的班子主持此事。在评估工作完成之后,应形成书面报告,提交本单位的决策机构以及各位主要负责人,以供对方参考,并掌握具体的情况。根据一般规律, 进行赞助活动的评估工作,必须集思广益、广开言路、深入调查、反复研究、善 于听取正反两方面的不同意见,善于去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里。

这样做,才能够真正地掌握实际的情况。

进行赞助活动的评估工作,大致上要抓住如下四个方面的重点问题:其一, 要将实施效果与先期计划相比照。重点研究一下赞助单位是否真正地实现了自己 的赞助意图,赞助活动的预定目标是否业已达到。其二,要掌握社会各界对赞助 活动的认同程度。可通过各类调查,了解各类公众,包括受赞助单位、地方政府、 新闻媒介对此次活动的真实评价与看法。其三,要及时发现赞助活动的所长与所 短。要认真总结赞助活动因何而成功,或者因何而受挫。对于己方与其他各方的 问题,都不应当讳病忌医。其四,要了解赞助活动在实施过程中所出现的问题。

不管这些问题是否己在意料之中,原因在于何方,均应被认真看待,并引起重视。

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